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就活で授業を休む場合の欠席届を出す・欠席メールを送る前に知っておきたいこと

就活が本格的にスタートすると、企業の選考と授業が重なり予定を調整しないといけないことが少なからず生じます。出来れば選考にも授業にも出ておきたいところですが、どうしてもどちらか一方を優先しないといけない場合もあるでしょう。もちろん、行けなくなった方を無断で休んだりするのはいけません。ここでは学校の授業を就職活動で休む場合の「欠席届」「欠席メール」について説明しています。

そもそも欠席届ってどんなもの?

欠席届は学校ごとに所定のものがあり、就職活動やインターンシップ、冠婚葬祭、教育実習などで授業に出られない場合に提出するものです。ただし、それで出席扱いになるとは限りません。担当教員が課した学習の成果が当該授業に相当する学習と認めた場合、出席扱い(単位認定にかかわる欠席の扱いにならない)となるように、最終的に判断するのは担当教員なのでその点を注意して下さい。

就職活動用の欠席届の記入内容としては
  • ・所属学部・学科・学籍番号・氏名
  • ・欠席する授業(日時・授業名・担当教員)
  • ・就職活動の内容(日時・社名・会場名・説明会/セミナー/会社見学などの活動内容)
  • ・感想
  • ・企業担当者の署名または確認印
など、企業に記入をお願いしないといけない項目もある為、会場についたら事前に受付等で欠席届に署名してもらいたいことを伝えておきましょう。学校によっては所定の欠席届がなく自作する必要があったり、就職活動でも授業を休むのは認められないところもあります。まずは早めに所定の欠席届があるのか、就職活動で従業を休むことができるのか、休む際の届けの申請方法などを就職課などで確認しておきましょう。

また欠席届の提出する際は、参加した説明会等の活動内容がわかる通知書、メールのコピーなど参加したことが証明される資料の提出も一緒に必要な場合があります。この点も学校に何が必要かを確認しておきましょう。また欠席届は基本的には事前に申請しておくものです。欠席した後に知って、届けを出したとしても認められない場合もありますので注意しましょう。

欠席メールを送る場合

基本的には欠席届を提出して学生窓口か担当教員に提出するのがよくある方法ですが、届けを提出したのに加え、メールも送りたい場合、またメールで取り急ぎ欠席を連絡したい場合もあるかと思います。ここではそのメールの作成についてします。

メール作成のポイント
  • 1.件名に、授業の欠席でメールしている旨を一目で分かりやすく
  • 2.最初に宛名を書く
  • 3.メール内容は「お世話になっております」から始めるのが無難
  • 4.簡単な自己紹介の一文を書く(所属の学部・学科・学年・氏名)
  • 5.伝えたい内容を簡潔に書き、なぜ欠席になるのか理由も書く
  • 6.欠席する上で、提出物や質問などがあればそれも簡潔に書く
  • 7.文の最後に「よろしくお願いします」などの言葉を添える
  • 8.最後に署名を忘れずに
上記の点をふまえたメールの例文です。

欠席メールの書き方 いくら仲が良い先生でも、メールのマナーはわきまえましょう。そしてメールを送る前に誤字脱字がないか、簡潔に分かりやすい文章であるかを見直しましょう。ただし、先生によってはメールより電話でまず連絡をした方がいい場合もあるでしょう。大学3年生になると、就職活動で授業を欠席しないといけないことも少しづつ出てきます。もし先生に聞けるタイミングがあれば、就職活動で授業を欠席する場合は、どのような連絡手段をとったら良いか確認しておくのもいいですね。基本的には欠席届を事前に提出しておけばよいですが、それに加えて何か連絡が必要であれば連絡手段等を聞いておきましょう。

そして最後に1点、選考日程と授業が重なったからと言って、すぐに授業を休むという考えはしないように。企業から選考日程の知らせを受けて都合が悪いと分かった時点で、別日程で選考の予定日や予備日がないかを企業へ確認してもOKです。まずは予定の調整が出来るように自分で努力することです。ただ企業も多忙な選考スケジュールの中、選考が可能な日程を選んで学生に伝えているので、一方的に日程を変えてほしいというような伝え方はダメです。「選考はぜひ受けたいが、授業がある為もし別日程の参加が可能ならば日程調整の相談をさせて頂きたい」と、へりくだった態度でいることです。

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